Sommatiebrief voorbeeld: invullen, kopiëren en versturen

Sommatiebrief maken: kies je situatie

Kies wat er speelt en vul de velden in. De brief verandert direct mee. Bij een onbetaalde factuur rekent de pagina ook de wettelijke incassokosten uit. Er gaat niets naar een server: alles blijft in je browser.

Lege velden blijven tussen blokhaken staan. Vul ze in je tekstverwerker aan.

Waarom kregen schuldeisers hun incassokosten niet?

We doorzochten de uitspraken uit 2025 in onze eigen collectie van rechtspraak.nl. 230 uitspraken noemen de veertiendagenbrief. In 44 daarvan wees de rechter de incassokosten af vanwege die brief. In 48 kreeg de schuldeiser ze wel, helemaal of deels. In de rest besliste de rechter op een andere grond, ging het over iets anders of was de uitkomst niet uit de tekst te halen.

De grootste groep zegt het meest. Een brief versturen is niet genoeg. Ontkent de klant dat hij hem kreeg, dan moet jij aannemelijk maken dat hij aankwam. Zo besliste de Hoge Raad in 2016 (ECLI:NL:HR:2016:2704, r.o. 3.5). Stuur de brief dus per post én per e-mail, bewaar het verzendbewijs, en noteer of de klant reageerde.

Hoeveel incassokosten mag je rekenen?

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten geeft een vaste staffel: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% over de rest. Het minimum is € 40, het maximum € 6.775. Bij een particuliere klant mag je niet meer vragen. Een factuur van € 100 levert dus geen € 15 op, maar € 40.

Kun je de btw op een ingeschakeld incassobureau niet verrekenen, dan mag je die er volgens het Besluit bovenop rekenen. Bij een zakelijke klant geldt de € 40 al zonder aanmaning, de dag na de uiterste betaaldatum (artikel 6:96 lid 4 BW).

Een particulier krijgt altijd eerst veertien volle dagen

Is je klant een particulier, dan mag je de incassokosten pas rekenen na een aparte aanmaning. Die moet aan vier eisen voldoen (artikel 6:96 lid 6 BW):

1. Na het verzuim. De uiterste betaaldatum van de factuur moet voorbij zijn voordat je de brief stuurt.
2. Veertien dagen. De termijn begint de dag na ontvangst, niet op de datum van de brief. Daarom schrijft de brief hierboven “binnen 14 dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst” en geen vaste einddatum.
3. Het bedrag erin. Noem de incassokosten die je gaat vragen. Kondig je meer aan dan de staffel toestaat, dan kan de rechter alle incassokosten afwijzen.
4. De gevolgen erin. Schrijf wat er gebeurt als de klant niet betaalt.

Heb je meer facturen open bij dezelfde klant? Dan moet je ze in één aanmaning noemen. De kosten reken je dan over het totaal (artikel 6:96 lid 7 BW).

Levert een bedrijf het werk niet? Dan is het een ingebrekestelling

Kies je in de briefmaker voor niet opgeleverd werk, dan krijg je een ingebrekestelling op grond van artikel 6:82 lid 1 BW. Die vraagt een redelijke termijn, en veertien dagen is daarvoor geen veilige standaard. Een ontbrekend onderdeel leveren vraagt iets anders dan een badkamer afbouwen. Kies dus zelf een haalbare einddatum.

Bij een geldige ingebrekestelling raakt het bedrijf in verzuim als het niet nakomt. Pas dan kun je verder, bijvoorbeeld met schadevergoeding of ontbinding. Soms is een ingebrekestelling niet eens nodig. Dat lees je bij wanprestatie.

Sommatiebrief ontvangen: eerst controleren, dan pas betalen

Een sommatiebrief is geen vonnis. Je hoeft niet te betalen omdat de brief streng klinkt. Controleer wie de afzender is, op welke afspraak de vordering rust en of het bedrag klopt. Vraagt een bedrijf jou als particulier meer incassokosten dan de staffel hierboven, dan hoef je dat meerdere niet te betalen.

Ben je het oneens, stuur dan binnen de termijn een schriftelijke reactie. Kies in de briefmaker voor “Ik heb zelf een sommatiebrief ontvangen”. Betaal het deel dat je wel verschuldigd bent gewoon. Dan loopt daarover geen rente meer op.

Gaat de sommatie over auteursrecht, bijvoorbeeld een foto op je website? Vraag dan om bewijs dat de afzender de rechten heeft en hoe het gevraagde bedrag is berekend. Haal de foto meteen offline, maar betaal niet blind. Gaat het om een voorstel met finale kwijting, lees dan precies welke aanspraken je daarmee afsluit.