ChatGPT Woo: bewaar je beleidschat
Een ChatGPT-chat over beleid kan onder de Woo vallen, ook zonder tekst in een nota. Maak lokaal een bewaarbriefje en lees wat nog beoordeeld moet worden.
Een ambtenaar kan ChatGPT om een opzet voor parkeerbeleid vragen en niets uit het antwoord overnemen. Toch kan die vastgelegde chat relevant zijn voor de Wet open overheid (Woo). De wet kijkt naar het verband met de publieke taak. Of de chat moet worden bewaard of verstrekt, vraagt daarna een aparte beoordeling.
Binnenlands Bestuur sprak op 30 oktober 2026 met jurist Caroline van Ekeren van ICTRecht. Haar analyse maakt een nuttig onderscheid: bewaren onder de Archiefwet en openbaar maken onder de Woo zijn verschillende vragen. De huidige wettekst van artikel 2.1 Woo geeft het vertrekpunt voor de tweede vraag.
ChatGPT en de Woo: het doel telt vóór de tekst
Artikel 2.1 noemt als document ook een geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak. Een prompt en antwoord kunnen dus in beeld komen zonder dat de tekst in een definitieve nota belandt. Dat maakt een chat nog niet automatisch openbaar: de organisatie moet bepalen welke informatie er berust en welke uitzonderingen gelden.
Bewaren en openbaar maken zijn twee besluiten
Een archiefkeuze gaat over behoud en vindbaarheid. Een Woo-besluit gaat over verstrekking, inclusief eventuele uitzonderingen. De Rijksoverheid noemt onder meer privacy en vertrouwelijke bedrijfsgegevens als mogelijke redenen om informatie niet openbaar te maken. Die afweging kan deze pagina niet voor een dossier uitvoeren.
Bij een gedeelde chatsessie kan ook de vraag spelen wat precies is gedeeld. Van Ekeren wijst in Binnenlands Bestuur op prompts en geüploade documenten. Noteer daarom de context, zonder vertrouwelijke chatinhoud in deze pagina te plakken.
Welke chat of uitvoer hoort bij het dossier en hoe blijft die volgens de lokale regels vindbaar?
Welke vastgelegde informatie valt onder een verzoek, en welke uitzonderingen zijn van toepassing?
Maak een bewaarbriefje voor je volgende controle
Deze check verwerkt alleen keuzes in je browser. Hij vraagt niet om een chat, naam of dossiernummer en verstuurt niets. Het downloadbestand is een gespreksnotitie voor je informatiebeheerder, geen oordeel over openbaarmaking.
Een harde bewaarplicht uit drie vinkjes halen kan niet
Wij vinden dat elke overheidsorganisatie een werkbare route voor AI-chats nodig heeft: vindbaarheid mag niet afhangen van de deleteknop in één account. Het zwakke punt van een simpele bewaarinstructie is dat zij ook proefvragen en gevoelige gegevens op één hoop kan gooien. Een lokale selectielijst en een menselijke beoordeling blijven nodig.
Bij je volgende controle kun je met het bewaarbriefje één concrete vraag stellen: welke chat of uitvoer hoort bij dit dossier, en waar moet die veilig worden vastgelegd? Voor de omgang met vertrouwelijke invoer helpt ook onze pagina over gegevens delen in een juridische AI-intake. Een zaak waarin prompts zelf relevant werden, staat in ons stuk over een deskundigenrapport met ChatGPT-prompts.
De volgende Woo-aanvraag test de vindbaarheid
De eerste vraag bij een verzoek om AI-gesprekken is waar de organisatie de relevante versie kan vinden. Pas daarna begint de beoordeling van uitzonderingen. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding pleitte eerder voor beter beheer van overheidschats; dat advies gaat over chatberichten in brede zin en beslist geen individuele AI-chatzaak.
- VindWelke versie en bijlagen berusten bij de organisatie?
- BeoordeelWelke informatie valt onder het verzoek en de uitzonderingen?
- Leg vastBewaar de motivering en het besluit in het dossier.
Waar hoort de beleidschat thuis?
Leg eerst doel, delen en gevoeligheid vast. Bespreek de notitie met je informatiebeheerder.
Naar de bewaarcheck