Een consument die een rekening te laat betaalt, is niet meteen incassokosten verschuldigd. Daarvoor is eerst een geldige veertiendagenbrief nodig. Bij een zakelijke klant gelden andere regels. Controleer dus eerst wie moet betalen en welke termijn al voorbij is.
Rekening vergeten: wanneer mogen er incassokosten bij?
Van een rekening van € 120 naar € 40 extra kosten. Deze video legt in anderhalve minuut uit wanneer dat mag, wat de veertiendagenbrief doet en wanneer een deurwaarder in beeld komt.
De eerste stappen bij een openstaande factuur
Controleer eerst de afspraak, de factuur en eventuele betalingen. Is de betalingstermijn verstreken, stuur dan een herinnering. Vermeld het bedrag, het factuurnummer en de oorspronkelijke betaaldatum. Een gewone herinnering voldoet niet automatisch aan de eisen voor incassokosten bij consumenten.
Is de klant een consument en in verzuim, dan zijn incassokosten pas verschuldigd na een correcte aanmaning en het ongebruikt verstrijken van veertien volle dagen. De termijn begint de dag na ontvangst van de brief. Noem het bedrag aan incassokosten en de gevolgen van niet betalen. Voor wettelijke rente gelden afzonderlijke regels. Meer over de juridische aspecten van geautomatiseerde opvolging leest u in ons artikel over de automatisering van juridische opvolging en acties.
Wettelijk kader: wat zegt de wet?
In Nederland zijn de regels rondom incasso vastgelegd in onder andere het Burgerlijk Wetboek en de Wet incassokosten. Volgens deze wetgeving heeft u als crediteur het recht om betaling te vorderen van een openstaande schuld. Bij zakelijke transacties geldt doorgaans een betalingstermijn van dertig dagen, tenzij partijen anders zijn overeengekomen. De regels over zakelijke betalingstermijnen zijn geen algemene maximale betalingstermijn voor consumenten. Voor consumenten zijn de afspraken en de toepasselijke wettelijke regels bepalend.
De incassokosten zijn wettelijk geregeld via een forfaitaire berekening. Dit betekent dat de kosten afhankelijk zijn van de hoogte van de hoofdsom en dat u niet willekeurig bedragen in rekening mag brengen. Bij consumenten geldt de wettelijke staffel met een minimum van € 40. Voor zakelijke klanten kan daarvan bij overeenkomst worden afgeweken. Gebruik onze sommatiebrief met incassokostenrekenhulp om de wettelijke staffel op uw factuurbedrag toe te passen.
| Openstaand bedrag | Incassokosten |
|---|---|
| € 120 | € 40 |
| € 500 | € 75 |
| € 2.500 | € 375 |
Bij consumenten pas na de geldige veertiendagenbrief en het verlopen van de termijn. Bedragen exclusief eventuele wettelijke rente en toepasselijke btw.
Wanneer schakelt u een incassobureau in?
Als de debiteur na herinnering en aanmaning nog steeds niet betaalt, is het een logische volgende stap om een incassobureau in te schakelen. Een professioneel incassobureau beschikt over de expertise en middelen om vorderingen effectief te innen. Zij kunnen de debiteur benaderen, betalingsregelingen treffen en, indien nodig, de zaak voorleggen aan de rechter. Vergelijk vooraf de tarieven, de aanpak en welke kosten voor uw rekening blijven. Via deze vergelijking van incassobureaus kunt u de voorwaarden naast elkaar leggen.
Een incassobureau werkt doorgaans op basis van no cure no pay of een vast tarief. Bij no cure no pay betaalt u alleen als het bureau daadwerkelijk geld int. Het bureau houdt dan een percentage van het geïnde bedrag in. Let er wel op dat u de voorwaarden van het incassobureau zorgvuldig doorneemt voordat u een overeenkomst ondertekent.
De gang naar de rechter
Als ook het incassobureau er niet in slaagt om de vordering te innen, resteert de juridische weg. Een gewone betalingsvordering begint meestal met een dagvaarding, die een gerechtsdeurwaarder betekent. De kantonrechter behandelt geldvorderingen tot en met € 25.000. Sommige soorten zaken, zoals huurzaken en consumentenkoopzaken, behandelt de kantonrechter ook boven dat bedrag. Voor andere hogere vorderingen is doorgaans een advocaat nodig. Een vonnis van de rechter geeft u een executoriale titel, waarmee u een deurwaarder kunt inschakelen om beslag te leggen op de bezittingen van de debiteur.
Weeg vóór een procedure de verwachte opbrengst af tegen de kosten en de kans dat de schuldenaar kan betalen. De kosten van een rechtszaak, inclusief griffierecht en advocaatkosten, kunnen aanzienlijk oplopen. Soms is een minnelijke schikking voordeliger, ook als u een deel van de vordering moet kwijtschelden. Meer over de afweging tussen verschillende juridische routes leest u in ons artikel over rechtshulp met AI.
- SchuldeiserControleert de factuur en de aanmaning.
- IncassobureauProbeert de openstaande vordering te innen.
- GerechtsdeurwaarderBetekent een dagvaarding en kan met een executoriale titel beslag leggen.
Preventie: voorkom wanbetaling in de toekomst
Leg de prijs, de prestatie en de betaaldatum schriftelijk vast. Werk met duidelijke algemene voorwaarden die u bij elke opdracht of bestelling overlegt. Vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling of voorschot. Gebruik automatische facturatietools die tijdig facturen versturen en betalingsherinneringen genereren. Controleer bij nieuwe zakelijke relaties de kredietwaardigheid via een handelsinformatiebureau. En communiceer duidelijk over uw betalingsvoorwaarden vóórdat u de opdracht aanneemt of het product levert.
Maak een sommatiebrief en bereken de kosten
Controleer de laatste aanmaning vóór u kosten rekent
Pak de factuur en de laatste aanmaning erbij. Controleer bij een particuliere klant de ontvangst, de veertien volle dagen en het aangekondigde bedrag. Met de briefmaker en rekenhulp kunt u een conceptbrief opstellen of reageren op een ontvangen sommatie.
Bronnen, gecontroleerd 31 oktober 2026: Burgerlijk Wetboek, artikel 6:96 lid 6; Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten; Rechtspraak, Kantonrechter binnen het civiel recht. Deze pagina geeft algemene informatie. Voor vragen over de tool kunt u contact opnemen.